Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat.
Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari.
SISTEM TANGGAL terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal.
Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggl pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari).
Daftar klasifikasi tanggal terdiri
dari:
Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder
Tahun (tanggal utama) sebagai kode laci
Bulan (sub tanggal) sebagai kode guide
Tanggal (sub-sub tanggal) sebagai kode hanging folder
Arsip Sistem Tanggal
Jenis-jenis peralatan dan
perlengkapan dalam sistem tanggal.
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai berikut;
a) Filing Cabinet
Filing
cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.Pada umumnya
satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun.Tetapi bisa
saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam
jumlah yang banyak.
B.GUIDE
Jika
satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam
satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah
hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu
tahun.Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder
sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu
indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan.untuk lebih
jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini silahkan
baca jenis-jenis
perlengkapan arsip.
Prosedur penyimpanan arsip sistem
tanggal
Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan
langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut.
a) Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh:
Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013. Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
b) Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:
Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).
c) Mengode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
d) Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
e) Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
3.Prosedur penemuan kembali arsip
sistem tanggal
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.
- Tentukan identitas surat,
berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam
arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti
identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
- Cari arsip tersebut dalam laci
berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5.
- Lihat arsip tersebut apakah
benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1).
- Berikan arsip tersebut kepada
peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2)
- Simpan lembar pinjam arsip
(lembar 3) ke dalam tickler file
Jika
identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu
indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.
·
Tentukan identitas arsip, berupa nama
orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang
tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah
Retno Ismaningsih.
·
Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus.
- Tentukan kodenya menjadi Is
- Carilah kartu indeks di dalam
laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is.
- Lihatlah kartu indeks tersebut
dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata
arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012.
- Ambillah arsip yang dimaksud
tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging
folder 5.
- Jika arsip tersebut benar,
ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
- Berikan kepada peminjam berikut
lembar pinjam arsip (lembar 2).
- Simpan lembar pinjaman arsip
tersebut (lembar 3) pada ticker file.
SEMOGA BERMANFAAT ;)
This is how my acquaintance Wesley Virgin's report launches in this SHOCKING and controversial VIDEO.
BalasHapusWesley was in the military-and soon after leaving-he found hidden, "mind control" secrets that the CIA and others used to obtain everything they want.
THESE are the exact same tactics many celebrities (notably those who "became famous out of nowhere") and top business people used to become rich and famous.
You probably know how you only use 10% of your brain.
That's because most of your brain's power is UNCONSCIOUS.
Perhaps that thought has even taken place IN YOUR very own brain... as it did in my good friend Wesley Virgin's brain seven years ago, while driving an unlicensed, trash bucket of a vehicle with a suspended license and with $3.20 in his bank account.
"I'm so fed up with living paycheck to paycheck! Why can't I become successful?"
You took part in those types of thoughts, isn't it so?
Your success story is going to happen. All you have to do is in YOURSELF.
UNLOCK YOUR SECRET BRAINPOWER